#009 You need a Calendar!

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian biểu cá nhân

Planning Fallacy - lý do bạn luôn thiếu hụt thời gian

Năm 1994, khi hỏi 37 sinh viên ngành tâm lý học họ ước lượng sẽ tốn bao lâu để hoàn thành khoá luận, con số trung bình họ đưa ra là 33,9 ngày. “Nếu mọi thứ trôi chảy và thuận lợi nhất có thể”, thời gian trung bình là 27,4 ngày và “nếu mọi thứ không thuận lợi nhất có thể”, con số trung bình ước đoán là 48.6 ngày.

Vậy, trong thực tế họ tốn bao lâu để hoàn tất công việc? Đáp án là trung bình 55.5 ngày, và chỉ khoảng 30% người tham gia nghiên cứu hoàn thành kịp công việc trong thời gian họ ước đoán.

Đây không phải là một ví dụ lạ. Sự thật là đa số chúng ta đều khá kém trong việc quản lý thời gian, đặc biệt trong việc ước lượng thời gian để hoàn thành công việc. Sự ước lượng sai này xảy ra ngay cả với những người đã từng có kinh nghiệm hay đã từng mắc các sai lầm tương tự trong quá khứ. Điều này được các nhà tâm lý học ghi nhận với cái tên “Planning Fallacy” (tạm dịch: lỗi lập kế hoạch).

Planning Fallacy có thể hiểu là thói quen quá đề cao bản thân khi lập kế hoạch và đánh giá quá thấp các tác động  từ môi trường xung quanh. Hậu quả, như đã nhắc ở trên, là tỷ lệ khá lớn trong chúng ta không thể thực hiện được các kế hoạch như dự tính ban đầu.

Nhiều nghiên cứu khác cũng cho thấy: khi bắt đầu công việc gì đó một cách hào hứng, nhiệt tình, người ta thường lại thiếu chuẩn bị, thiếu kế hoạch! Điều ngược đời này xảy ra do nhiều người nhầm tưởng rằng chỉ cần sự nhiệt tình là đủ để thực hiện mọi thứ mong muốn, trong khi chính niềm tin đó là rào cản ngăn những dự định của họ trở thành hiện thực.

Định luật Parkinson

Theo Định luật Parkinson, một nhiệm vụ dù đơn giản nếu được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó, hay:

Work expands so as to fill the time available for its completion

Quản lý thời gian vậy không chỉ là vấn đề tìm đủ thời gian để hoàn thành công việc, nó còn là vấn đề tận dụng đủ tốt nguồn thời gian (vốn là một nguồn lực hữu hạn của mỗi chúng ta) để đạt được càng nhiều có thể.

Thời gian gần đây khi hàng loạt thành phố lớn thực hiện các biện pháp chống dịch quyết liệt (như các luật “Ai ở đâu ở yên đấy” và chuyển đổi việc học tại lớp sang online), có lẻ là một trải nghiệm rất mới mẻ với nhiều người, đặc biệt các bạn trẻ học sinh, sinh viên - những người vốn đã quen với cuộc sống được sắp xếp bởi một thời khoá biểu của thầy cô, trường lớp hay bè bạn. Khi đã thích nghi với một lối sống liên tục bị kích thích, với một nhịp độ quá nhanh, nhiều người chắc hẳn cũng cảm nhận được sự khó khăn trong việc tự quản lý bản thân khi phải đối mặt với một tình trạng thừa mứa thời gian.

Why do you need a calendar?

Kết hợp cả 2 tình trạng, ta có thể thấy rằng: mỗi chúng ta nếu chỉ dựa vào bản thân thường rất khó để xử lý tốt thời gian của mình. Dù ta thường cảm thấy thiếu hụt thời gian để thực hiện công việc, nhưng đến lúc có thật dư dả nguồn lực này, lại không biết sử dụng chúng vào thứ gì. Cuối cùng, thời gian đó trôi đi, nửa năm của cuộc đời, đã biến mất theo dòng thời gian, trở thành lịch sử.

Thời gian của chúng ta, như mình phải nhấn mạnh lại, là hữu hạn. Chúng ta chỉ có một số lượng nhất định nguồn lực này, và mỗi phút giây trôi qua, bạn sẽ không thể nào lấy lại được nữa, nó đã mất đi vĩnh viễn!

Phương pháp tốt nhất để chống lại sự lãng phí thời gian này, cũng là thứ mình muốn chia sẻ trong bài blog hôm nay - một công cụ quan trọng nhất, là nền tảng, khởi đầu của toàn bộ hành trình rèn luyện khả năng quản lý thời gian cá nhân, và cũng là Lý do bạn cần một bộ lịch cá nhân (Personal Calendar), dù là lịch giấy hay phần mềm tự động!

Cùng bắt đầu tìm hiểu nhé?

Giá trị của Calendar

Time blocking - phương pháp tốt nhất để rèn luyện tính kỹ luật và thói quen tự quản lý thời gian cá nhân

"A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure." — Cal Newport, Author of Deep Work

Time blocking là phương pháp phân chia một ngày của bạn thành từng “cụm thời gian (blocks)”. Đây là một trong các phương pháp cơ bản để vận dụng lịch cá nhân và được nhiều người tin dùng.

Một kẻ thù to lớn của productivity mà ít người nhận ra là việc “multi-tasking” (“đa nhiệm”). Quan niệm “làm việc đa nhiệm” = “làm việc hiệu quả” đã được chứng mình là sai lầm trầm trọng, vì khi đó, bạn không dành phần lớn tâm trí để thực hiện công việc, mà ngược lại đang dành phần lớn sự tập trung vào quá trình nhảy qua lại giữa các việc đang làm (nguồn: nghiên cứu Oxford năm 2013)

Thế hệ trẻ ngày nay, đặc biệt là lứa tuổi Gen Z, đã luôn bị đánh giá đang ở trên bờ vực khủng hoảng vì thiếu thời gian ở một mình (hay theo tác giả Cal Newport gọi là tình trạng “Solitude deprivation”). Tình trạng nặng nề này thường được giải thích đi cùng với sự xuất hiện của smartphone, các mạng xã hội, các phần mềm nhắn tin tức thời và là nguyên nhân của hàng loạt các vấn đề tâm lý - xã hội nỗi trội như: tỷ lệ lo âu hay trầm cảm tăng vọt, sự suy giảm khả năng tập trung…

Khi áp dụng Time Blocking, bạn đang chủ động yêu cầu bản thân tập trung sâu trong một thời gian liên tục để hoàn thành một công việc (còn được gọi là Deep Work), giảm bớt việc tiêu phí thời gian vào các công việc đem lại ít giá trị hơn (gọi là Shallow Work). Để tìm hiểu thêm về Time-blocking cũng như nhiều giá trị tuyệt vời khác của nó, các bạn có thể tìm đọc thêm ở bài blog này của Todoist.

Tầm nhìn tương lai và “Biting size”

Một lợi ích khác khi có Personal Calendar, là việc bạn bắt đầu nhìn mọi thứ với một tầm nhìn tương lai.

Nếu bị đưa một chiếc bánh gatô quá lớn, khả năng cao bạn khó có thể ăn hết nó ngay, đặc biệt là với 1 ngụm. Tuy nhiên, nếu có thể cắt nó thành từng miếng bánh nhỏ, vừa miệng, thậm chí chia ra thành vài bữa thì một mình bạn cũng có thể ăn hết cả 1 cái bánh.

Tương tự, Personal Calendar cũng sẽ giúp bạn khắc phụ Planning Fallacy bằng cách chia nhỏ công việc ra thành từng bước nhỏ, và trải rộng theo một khoảng thời gian. Như vậy, chúng ta sẽ không bị quá tải trước một lượng công việc quá lớn trong cùng một lúc, cũng như biết được tiến độ, biết được mục tiêu hôm nay cần làm gì và tránh lãng phí thời gian.

Khi bạn đã quen thuộc với quá trình này, khi lên kế hoạch cho một vấn đề, bạn sẽ không lập tức đưa ra một kết luận vội vã (jumping to conclusion) mà ngược lại, bạn sẽ chia nhỏ công việc đó theo từng bước và tính toán số lượng thời gian tiêu tốn của các bước đó. Bạn lúc này cũng sẽ nắm được các khoảng thời gian rảnh của bản thân, biết được công việc này sẽ được thực hiện trong thời điểm nào là phù hợp…

Khi đó, những ước tính thời gian của bạn sẽ chính xác hơn, cũng như các công việc đó không còn có vẻ đáng sợ và nặng nề nữa. Tất nhiên, một công việc dù dễ dàng tới đâu, nếu không được thực hiện với một tâm trạng vui vẻ, cũng không đem lại được niềm vui cho chúng ta, để tìm hiểu thêm, có thể đọc bài ”Have to” and “Get to” để tìm hiểu thêm nhé!

Một số phần mềm Calendar bạn có thể sử dụng

Nếu các bạn sử dụng lịch giấy, việc đơn giản của bạn là rút lịch ra, bắt đầu lên kế hoạch và thực hiện ngay. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sử dụng công cụ lịch điện tử, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn, thậm chí gây bối rối vì không biết bắt đầu từ đâu, nên mình xin giới thiệu một số phần mềm lịch điện tử để bắt đầu nhé?

Một số yêu cầu về lịch điện tử của mình như sau:

• Online & có khả năng đồng bộ hoá: Đây là yêu cầu quan trọng nhất của mình, vì mình sử dụng nhiều thiết bị khác nhau (điện thoại, máy tính, tablet, đồng hồ thông minh…) Khả năng đồng bộ hoá của lịch online cho phép ta truy cập vào Personal Calendar của bản thân bất kỳ lúc nào, ở đâu, bằng mọi thiết bị.
  Theo mình, tính năng này là ưu điểm vượt trội nhất của lịch điện tử so với lịch giấy và là yêu cầu cơ bản nhất của mình khi lựa chọn phần mềm lịch điện tử.
• Khả năng tạo nhiều lịch trong cùng một account: Với cùng một tài khoản, bạn có thể tạo nhiều lịch khác nhau, rất có giá trị trong việc phân chia từng công việc.
  Dấu tick ở phía trước mỗi bộ lịch có thể giúp bạn ẩn/hiện các bộ lịch này, giúp cho việc quan sát dễ dàng hơn. Ngoài ra, hầu hết các phần mềm cũng cho phép bạn đặt một màu khác nhau cho từng bộ lịch, mình sẽ phân tích kỹ hơn ở phần dưới.
  

• Khả năng liên kết các loại lịch online khác (subscribe to another calendar): là tính năng cho phép liên kết nhiều lịch online từ nhiều phần mềm khác nhau lại. Ví dụ: Apple Calendar (phần mềm lịch gốc của các thiết bị Apple) cho phép subscribe các bộ lịch khác từ Google, từ Yahoo, từ Microsoft Outlook…
• Tính năng repeat event (sự kiện lặp lại): là tính năng cho phép ta tạo một sự kiện (event), sau đó cài đặt để event này được lặp đi lại theo nhu cầu (mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi thứ 2-4-6 hay thậm chí mỗi thứ 2 đầu tuần của tháng…)
• Khả năng thêm thông tin vào mỗi event: Với mỗi event đã tạo, mình thường add thêm các thông tin khác (như đường link, một số nội dung, chú thích, thậm chí là file đính kèm…).

Rất may mắn, 4 tính năng này đều tương đối cơ bản, và hầu hết các phần mềm lịch nổi tiếng hiện nay đều đáp ứng các tiêu chí này. Vậy, sau đây là một số ứng cử viên để các bạn lựa chọn!

Google Calendar (free)

Chắc hẳn đa số các bạn đều đã biết tới Google Calendar, thế nhưng mình nghi ngờ đa số mọi người đã thực sự sử dụng đủ các công năng của nó. Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí tới từ Google, và có rất nhiều tính năng mạnh mẽ.

Google Calendar có tính năng đồng bộ rất mạnh mẽ, cho phép sử dụng cá nhân, thậm chí là sử dụng cho công ty, cho nhóm… Nó có đủ các tính năng mình đã nêu trên, kèm với việc có thể tạo cuộc họp trực tuyến qua nền tảng Google Meet. Ngoài việc hoạt động rất tốt với Gmail cá nhân, Google Calendar cũng tương thích rất tốt với các phần mềm thứ 3 (3rd-party applications như Zoom, Todoist, Skillshare…), và việc đồng bộ hoá ngày càng tiện lợi qua việc bạn chỉ cần đăng nhập vào app đó bằng account google của cá nhân. Ngoài ra, Google Calendar hỗ trợ đính kèm nhiều loại thông tin vào event, đặc biệt là các files.

Tuy nhiên, một điểm yếu của nó là giao diện điện thoại và tablet chưa thực sự trực quan theo nhìn nhận của mình. Ngoài ra, việc đồng bộ hoá với iPhone chưa thực sự mượt mà vì nó không đồng bộ tức thời ngay khi thực hiện thay đổi mà được làm theo một chu kỳ cố định (thường là mỗi 15’) nên đôi khi sẽ gặp lỗi khi dùng bằng nhiều thiết bị khác nhau.

Để sử dụng, các bạn có thể tìm kiếm Google Calendar ở App Store/Google Store hoặc truy cập trang web: https://calendar.google.com/

Apple Calendar (free)

Đây là phần mềm được kèm sẵn với tất cả mọi điện thoại/máy tính bảng/laptop của apple và hoạt động dựa trên nền tảng iCloud. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể thêm các lịch khác (từ google, yahoo, outlook…) bằng việc vào setting -> Accounts.

Ưu điểm của Apple Calendar là sự thuận tiện vì free và đã được cài đặt sẵn, cũng như giao diện được trâu chuốt khá tốt, ở cả phiên bản điện thoại, máy tính bảng hay Mac. Nó cũng đáp ứng đủ tất cả tiêu chí mình đề ra ở trên, bao gồm cả khả năng đính kèm file và đa nhiệm (bằng cách share link cho người khác).

Vì tính thuận tiện và khả năng đồng bộ hoá đây hiện là phần mềm Personal Calendar mình sử dụng. Nếu bạn sử dụng nhiều thiết bị của Apple, đây là một lựa chọn rất tốt và tiện lợi vì nó được tối ưu hoá từ gốc rễ bởi Apple - công ty đi đầu trong công cuộc nâng cao trải nghiệm người dùng.

Một điều ít người biết đến, là bạn hoàn toàn có thể sử dụng phiên bản web của Apple Calendar trên máy tính Windows, bằng cách truy cập: https://www.icloud.com/calendar/ và đăng nhập bằng tài khoản iCloud.

Microsoft Outlook Calendar

Để đáp trả lại các đối thủ, Microsoft cũng đã xây dựng phần mềm Calendar (được cài đặt sẵn trong mọi máy tính windows 10 trở lên). Khi đăng nhập Microsoft account của bạn, bạn có thể bật tính năng đồng bộ hoá của Microsoft.

Ưu điểm lớn nhất của nó là được cài đặt sẵn trên nền tảng Windows, cũng như hỗ trợ email rất tốt cho các công ty, người dùng văn phòng (đa số sử dụng Outlook làm phần mềm check mail chuyên dụng).

Tuy nhiên, ngôn ngữ thiết kế của Microsoft theo mình không thực sự được chải chuốt tốt và thuận mắt như Apple, cũng như công việc cài đặt đồng bộ các lịch từ phần mềm ngoài khá rườm rà, nên dù là ứng cử viên sáng giá, mình vẫn lựa chọn sử dụng Apple Calendar.

Các bạn có thể tìm hiểu về Outlook Calendar tại: https://outlook.live.com/calendar

Vài lựa chọn khác cho iOS và MacOS

Nếu bạn sử dụng Apple Eco-system như mình, bạn có thể có thêm một số lựa chọn như Fantastical hay Calendars by Readdle. Đây là những phần mềm lịch chuyên dụng với ngôn ngữ thiết kế rất đẹp, đầy đủ tất cả tính năng nêu trên và càng nhiều, đặc biệt là khả năng Natural Language Input.

Với Natural Language Input, thay vì phải setup đầy đủ thông tin cho một event, bạn chỉ cần gõ trực tiếp một câu vào tên của event, phần mềm này sẽ tự động dịch nó thành các thông tin cần thiết. Tuy nhiên, khả năng này chỉ hoạt động khi sử dụng tiếng Anh, ví dụ như hình:

Đây cũng là những lựa chọn rất tốt cho các power user, tuy nhiên theo mình đánh giá thì mức giá cho các tiện ích này là quá cao, nên mình vẫn không lựa chọn các phần mềm này. Tuy nhiên nếu hứng thú, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây:

• Fantastical: https://flexibits.com/fantastical
• Calendars by Readdle: https://readdle.com/calendars5

Make the most out of your calendar!

Rays cũng xin giới thiệu một vài thủ thuật nhỏ giúp trải nghiệm sử dụng Personal Calendar của bạn tốt hơn!

1. Check calendar mỗi sáng thức dậy

Thói quen (habit) là thứ mang sức mạnh khủng khiếp, có thể dễ dàng chi phối cuộc đời của bạn và nếu được khai thác tốt, có thể hướng chúng ta tới những nơi tốt hơn nhiều. Việc mỗi sáng thức dậy, thay vì lướt social media trong vô định, hãy rèn luyện thói quen check calendar của bạn, bạn sẽ nắm được định hướng ngày hôm đó cần thực hiện gì, cũng như có động lực để bắt đầu ngày mới, thay vì cảm thấy lạc lỏng.

Tuy nhiên, như mình đã trình bày ở trên, hãy tận dụng Time-blocking, tránh phân tán quá nhiều hoạt động nhỏ trong ngày, và hậu quả là một calendar kín bưng, không những không giúp bạn thấy năng động mà còn phản tác dụng, làm ta có cảm giác choáng ngợp, dẫn đến nản và muốn từ bỏ.

2. Color codes

Màu sắc đã được chứng minh có khả năng chi phối đến cảm xúc của chúng ta, như mình có nhắc đến trong Bài Delete your Facebook app, ví dụ màu đỏ có thể nhanh chóng thu được sự chú ý của chúng ta và tạo ra sự khẩn cấp, kích thích... Vì đó, việc định màu hay “Color code” cho các “lịch trình” khác nhau không chỉ giúp phân biệt các sự kiện tốt hơn, nó còn giúp ta nhận biết nhanh những sự kiện nào mang tính khẩn cấp, cần chú ý...

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp các sự kiện đó theo từng “lịch” khác nhau trong một event như “Công việc”, “Trường học”, “Cá nhân”, “Gia đình”, “Thể dục”, “Free time”, “Club”... Ngoài ra, mình cũng đề nghị các bạn chọn mỗi lịch một màu sắc cố định. Và chỉ cần nhìn lướt qua, mình có thể nhanh chóng biết được mình cần làm gì trong ngày!

3. Help your future self

Như mình đã nhắc đến trong một blog trước, bộ não của chúng ta không thực sự được tối ưu hoá cho việc ghi nhớ. Vì vậy, để giúp bản thân chúng ta trong tương lai nhẹ nhàng hơn, vì sao không dành chút thời gian và công sức ở hiện tại để điền thêm chút ít thông tin vào những event bạn đã sắp đặt?

Đặc biệt, trong thời đại bình thường mới, rất nhiều bạn trẻ độ tuổi học sinh, sinh viên bị phụ thuộc vào các chương trình học trực tuyến như Zoom và Google Meet. Nếu ở trên mình đã hướng dẫn mọi người cách thêm thông tin cuộc họp cá nhân vào lịch, ở phần này mình cũng muốn nhắn nhủ bạn nên chủ động thêm các đường link dẫn đến các buổi học (và cả password) vào các phần ghi chú của event. Nếu làm được điều này, khi nhận được thông báo tới giờ học, bạn cũng có sẵn một đường link chỉ cần click vào để tham gia, tránh việc phải lục lại tin nhắn, mail để tìm đường link, tiết kiệm cả thời gian và công sức (đặc biệt cho những người lười, đôi lúc ngủ đến sát giờ học!)

Không chỉ các đường link, Google Calendar có thể đính kèm rất nhiều thứ khác: vị trí (dành cho các sự kiện có hẹn địa điểm), tập tin đính kèm (bạn có thể đính kèm file bài giảng, tài liệu... của buổi học/sự kiện đó)...

Verdict

⭐️ Một “calendar” - dù là lịch giấy hay phần mềm tự động - đều sẽ giúp bạn có được một góc nhìn toàn cảnh hơn về các công việc cá nhân và là một công cụ cơ bản trong sắp xếp thời gian. Google Calendar theo mình là một công cụ cross-platform, miễn phí, với tương đối đầy đủ các tính năng, là một lựa chọn rất tốt cho những người mới bắt đầu.

⭐️ Time-blocking là một phương pháp rất tốt để tăng sức tập trung và tận dụng được các khoảng trống thời gian trong ngày. Đây cũng là phương pháp tốt để rèn luyện tính kỹ luật và thói quen quản lý thời gian cá nhân.

⭐️ Một vài thủ thuật nhỏ như cung cấp thật đầy đủ thông tin cho mỗi event, phân chia các sự kiện vào các lịch trình khác nhau, sử dụng các repeat event... sẽ giúp trải nghiệm sử dụng của bạn tốt hơn rất nhiều!

Cảm ơn các bạn đã đọc hết bài!

Nếu cảm thấy hay, các bạn có thể đăng ký nhận mail mỗi khi có bài mới của Rhyme with Rays bằng cách nhấn nút join và nhập email nhé.

Nếu có bất cứ góp ý hay nhu cầu trao đổi nào, các bạn có thể trực tiếp liên hệ với mình qua email rays@rhymerays.com, mình sẽ cố trả lời sớm nhất có thể! Xin hẹn gặp các bạn trong bài viết tiếp theo!